休職制度の設計と復職支援｜中小企業のための実務ガイド

休職制度は法律上の義務ではない

休職とは、従業員に労務を提供できない事由が生じた場合に、労働契約関係そのものは維持したまま、労務への従事を一定期間免除または禁止する制度です。注意したいのは、休職制度は労働基準法などで定められた「法定の制度」ではないという点です。あくまで各企業が就業規則で任意に定める法定外の制度であり、その内容は会社ごとに設計できます。

裏を返せば、就業規則に休職に関する規定がなければ、私傷病で長期間働けない従業員への対応は、欠勤の延長や解雇といった選択肢に限られてしまいます。トラブルを未然に防ぎ、従業員の雇用を守るためにも、自社の実情に合った休職制度をきちんと設計しておくことが重要です。

休職期間の設定

休職期間は法律で定められていないため、会社が自由に設定できます。実務では、勤続年数に応じて休職期間に差を設けるのが一般的です。たとえば「勤続3年未満は6か月、勤続3年以上は1年」といった形で、長く勤めた従業員ほど手厚い期間を認める設計です。

期間設定にあたっては、後述する傷病手当金の支給期間（支給開始日から通算して1年6か月）とのバランスや、自社の人員体制を踏まえて検討します。また、休職期間中の取扱い（給与の有無、定期連絡の方法など）も合わせて規定しておきます。給与は無給とする企業が多いですが、その場合でも傷病手当金により一定の所得補償が受けられます。

休職中の社会保険料の取扱い

休職して給与が無給になっても、健康保険・厚生年金保険の被保険者資格は継続するため、社会保険料の支払い義務は残ります。ここで実務上の注意点となるのが、被保険者負担分（従業員負担分）の徴収方法です。

• 社会保険料の納付義務は会社にあるため、給与から天引きできない場合でも、会社は保険料を年金事務所等に納めなければならない
• 従業員負担分は、本人から別途振込で徴収する、会社が一時立替えして復職後に精算するなどの方法をあらかじめ決めておく
• 徴収方法を就業規則や休職時の合意書面で明確にしておくと、後日のトラブルを防げる

傷病手当金との関係

私傷病で連続して3日間の待期期間を経て4日目以降も働けない場合、健康保険から傷病手当金が支給されます。支給額は、原則として支給開始日以前の継続した12か月間の標準報酬月額を平均した額を30で割り、その3分の2に相当する額です。支給期間は、令和4年1月1日以降、支給開始日から通算して1年6か月に達する日までとなりました（途中で就労した期間があれば繰り越して支給可能）。休職期間を設計する際は、この支給期間も一つの目安になります。

復職判定の進め方

休職期間中に症状が回復したら、復職の可否を判断します。判定は本人の希望だけでなく、医学的な根拠に基づいて慎重に行うことが重要です。

• 主治医の診断書：復職可能であることを記載した診断書の提出を求める
• 産業医の面談・意見：主治医の診断を踏まえ、実際の業務に耐えられるかを産業医が判断する
• 主治医は日常生活レベルの回復で「就労可」とすることもあるため、業務遂行能力の観点から産業医の意見を重視する

休職期間満了と自然退職

休職期間が満了しても復職できない場合の取扱いも、あらかじめ就業規則に定めておく必要があります。実務では「休職期間満了までに復職できないときは、期間満了をもって自然退職とする」と規定するのが一般的です。

就業規則に自然退職の定めがあれば、解雇ではなく退職として扱われるため、解雇予告手当は原則不要です。ただし、規定が曖昧だと「不当解雇ではないか」という紛争に発展しかねません。退職となる条件・時期を明確に記載しておくことが、トラブル防止の要となります。

復職後の再休職ルール（通算規定）

復職してまもなく同じ病気が再発するケースもあります。この場合に備え、通算規定を設けておくと安心です。たとえば「復職後◯か月以内に同一または類似の事由で再び休職するときは、前後の休職期間を通算する」といった内容です。通算規定がないと、復職と短期間の再休職を繰り返すたびに休職期間がリセットされ、会社の負担が際限なく続くおそれがあります。

まとめ

休職制度は法定外の制度だからこそ、会社が自社に合った設計を行う余地があります。休職期間、社会保険料の徴収、復職判定、自然退職、通算規定といった論点をあらかじめ整理し、就業規則に落とし込んでおくことが、従業員の安心と会社のリスク管理の両立につながります。

当法人では、休職・復職規定の設計から、休職中の社会保険手続き、傷病手当金の申請サポートまで一貫して対応いたします。お気軽にご相談ください。