就業規則は、作成しただけでは足りません。労働者代表の意見聴取・労働基準監督署への届出・従業員への周知の3つが揃って、はじめて効力を持ちます。この記事では、届出の具体的な手順を解説します。
この記事の結論
- 根拠：労働基準法第89条（作成・届出義務）、第90条（意見聴取）、第106条（周知）
- 対象：常時10人以上の労働者を使用する事業場（パート・アルバイトを含む）
- 必要書類：就業規則（変更）届、意見書、就業規則本体
- 提出先：事業場の所在地を管轄する労働基準監督署。電子申請も可能
届出が必要になる場合
常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません（労基法89条）。変更した場合も同様に届出が必要です。
届出が必要な「変更」には、次のようなものが含まれます。
- 賃金規程・退職金規程・育児介護休業規程など附属規程の変更（就業規則の一部とされるため）
- 始業終業時刻、休憩、休日の変更
- 休職期間、懲戒事由の変更
- 法改正に対応した条文の修正
「本則は変えていないから届出不要」と考えて、賃金規程だけ改定して届け出ていないケースが散見されます。附属規程も届出の対象です。
必要な書類
| 書類 | 内容 |
|---|---|
| 就業規則（変更）届 | 事業場名、所在地、業種、労働者数、変更内容などを記載 |
| 意見書 | 労働者の過半数で組織する労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を記載し、署名または記名押印を得たもの |
| 就業規則本体 | 変更の場合は新旧対照表を添えると審査がスムーズです |
紙で提出する場合は正副2部を持参し、1部に受付印を押してもらって会社で保管するのが一般的です。
意見書でつまずかないために
実務でもっとも問題になるのが意見書です。
- 過半数代表者の選出が適正であること：投票・挙手・労働者による話し合いなど、民主的な手続きで選出する必要があります。会社が指名した者は無効です
- 管理監督者は代表になれない：労基法41条2号に該当する者は過半数代表者になれません
- 母数は全労働者：パート・アルバイトを含む全労働者の過半数で判断します
- 選出目的を明示する：「就業規則の意見聴取のための代表者を選ぶ」と明らかにして選出します
重要な点として、意見書の内容が反対意見であっても届出は受理されます。労基法90条が求めているのは「意見を聴くこと」であって、同意を得ることではありません。ただし、反対意見が出ている内容をそのまま施行すると、後に不利益変更の有効性が争われる余地が残ります。
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電子申請の手順
就業規則の届出は、e-Gov電子申請でも行えます。来署が不要になり、受付記録も残ります。
- e-Govのアカウントを用意する
- 申請様式を選ぶ：「就業規則（変更）届」を検索して選択します
- 就業規則本体と意見書を添付する：PDF等で添付します
- 電子署名について確認する：就業規則の届出については、一定の要件のもとで意見書への電子署名等が不要とされる取扱いがあります。最新の案内を確認してください
- 送信し、到達・受付の通知を保存する
社会保険労務士に委託すれば、電子申請での提出代行が可能です。
本社一括届出と、届出後にやること
本社一括届出：複数の事業場がある企業で、就業規則の内容が同一である場合、本社を管轄する労働基準監督署へまとめて届け出ることができます。一定の要件（本社と各事業場の就業規則が同一であること、各事業場の意見書を添付することなど）があります。
届出後にやること——ここが最も見落とされます。
- 周知する（労基法106条）：常時各作業場の見やすい場所へ掲示・備付け、書面の交付、電子データで常時確認できる状態にする、のいずれかの方法で周知します
- 受付印のある控えを保管する：調査や助成金申請で提示を求められます
- 変更内容を説明する：とくに不利益変更を含む場合は、説明の記録を残します
届け出ただけで従業員が内容を知らない状態では、就業規則の効力が否定されることがあります。周知まで行ってはじめて完了です。
よくある質問（FAQ）
10人未満でも届出できますか？
届出義務はありませんが、任意に届け出ることは可能です。受付印のある控えは、助成金申請などで整備状況を示す資料として役立ちます。作成した場合は、人数にかかわらず周知が必要です。
意見書に労働者代表が署名してくれない場合は？
意見を聴いたにもかかわらず署名を拒否された場合は、その経緯を記載した書面を添えることで受理される取扱いがあります。事前に所轄の労働基準監督署へご確認ください。
パート用の規則を別に作った場合も届出が必要ですか？
必要です。パートタイム労働者など一部の労働者にのみ適用される規則も就業規則の一部にあたるため、作成・変更時には届出と意見聴取が必要です。
まとめ
就業規則は、作成・意見聴取・届出・周知の4つが揃って初めて機能します。どれか一つでも欠けると、いざというときに会社を守れません。当法人では、就業規則の作成・改定から、過半数代表者の選出手続きの助言、電子申請による届出代行、従業員への説明会まで一体でご支援しています。「届け出たきり何年も見直していない」という場合も、ぜひご相談ください。