退職した従業員や弁護士から、突然「未払い残業代を支払え」という内容証明が届く——中小企業にとって、これは決して珍しくない事態です。慌てて対応を誤ると、支払額が膨らんだり、他の従業員に波及したりします。この記事では、会社側の初動対応を解説します。
請求を受けたときの初動
- 無視しない：放置すると労働審判・訴訟に発展し、付加金のリスクも生じる
- 即答しない：請求額の妥当性を検証する前に認めない
- 記録を保全する：タイムカード、賃金台帳、業務日報などを確保する
- 時効は3年：賃金請求権の消滅時効は当分の間3年（労基法115条・附則143条）
まず何を確認するか
請求を受けたら、まず次の点を整理してください。
- 請求の根拠：どの期間の、どの労働に対する請求か
- 労働時間の実態：タイムカード、PCログ、入退館記録などの客観的記録
- 賃金の支払い状況：賃金台帳、給与明細、割増賃金の計算根拠
- 固定残業代の有無：制度がある場合、その有効性と差額精算の実績
- 管理監督者性：管理職として扱っていた場合、実態が伴っていたか
これらを確認せずに「請求額どおり支払う」「一切支払わない」と即断するのは、いずれも危険です。
時効と請求できる範囲
賃金請求権の消滅時効は、労働基準法115条により5年とされていますが、附則143条の経過措置により当分の間3年とされています。つまり、過去3年分の未払い残業代が請求対象になります。
従業員1人あたりの請求額が大きくなるのは、この遡及期間の長さが理由です。さらに、裁判所が認めた場合には付加金（未払い額と同額を上限とする支払い命令、労基法114条）が科される可能性もあります。
よくある争点
| 争点 | 内容 |
|---|---|
| 固定残業代の有効性 | 基本給と割増賃金部分が明確に区分されているか、対応する時間数が明示されているか、超過分が精算されているか |
| 管理監督者性 | 役職名ではなく、職務内容・権限・待遇・勤務時間の裁量から実質的に判断される |
| 労働時間の認定 | 始業前の準備、着替え、待機時間、持ち帰り残業が労働時間にあたるか |
| 算定基礎の範囲 | 割増賃金の基礎から除外できる手当は労基法で限定列挙されている |
特に固定残業代は、形式的に導入していても要件を満たさず無効と判断されるケースが多く、その場合は支払済みの固定残業代が基礎賃金に組み入れられ、請求額がさらに膨らみます。
解決までの流れ
- 事実確認と試算：客観的記録に基づき、会社としての適正額を算出します
- 交渉：請求者側と金額や支払方法を協議します
- 合意・和解：合意に至れば、清算条項を含む合意書を取り交わします
- 労働審判・訴訟：合意できない場合、労働審判（原則3回以内の期日）や訴訟に移行します
なお、個別労働紛争の代理交渉や訴訟対応は弁護士の業務です。社労士は、労働時間の集計や割増賃金の適正額の算定、労務管理の是正といった実務面から会社を支援します。当法人では必要に応じて弁護士と連携し、体制を整えてご支援します。
請求を防ぐための労務管理
- 労働時間を客観的に把握する：タイムカード、ICカード、PCログなどの記録を残す
- 固定残業代を正しく設計する：区分の明確化、時間数の明示、差額精算の運用
- 管理職の実態を点検する：名ばかり管理職になっていないか確認する
- 残業の事前申請制を導入する：会社の指揮命令下での労働であることを明確にする
- 賃金台帳を正確に整備する：労働時間数と割増賃金の記載は法定事項です
1人からの請求は、往々にして他の従業員への波及を招きます。制度そのものを是正することが、最も確実な再発防止策です。
よくある質問（FAQ）
退職した従業員からも請求されますか？
はい。むしろ在職中より退職後の請求が多いのが実情です。消滅時効の範囲内であれば、退職後でも請求は可能です。
請求額をそのまま支払うべきですか？
まず客観的な記録に基づいて適正額を検証してください。請求額が過大なケースもあれば、逆に会社の認識より多額になるケースもあります。検証前の安易な合意は避けるべきです。
社労士はどこまで対応できますか？
労働時間の集計と割増賃金の適正額の算定、賃金台帳など書類の整備、再発防止のための制度是正を支援します。相手方との代理交渉や訴訟対応は弁護士の業務となるため、必要に応じて連携してご対応します。
まとめ
未払い残業代の請求は、初動の対応で結果が大きく変わります。当法人では、労働時間の実態調査と適正額の算定、固定残業代や管理監督者制度の点検、再発防止のための規程整備までご支援しています。請求を受けてお困りの場合はもちろん、「請求される前に自社の状態を確認したい」という段階でのご相談も歓迎します。