労働者名簿の記載事項と保存期間｜法定三帳簿の作り方

労働者名簿は、労働基準法第107条によりすべての事業場に作成が義務付けられた法定帳簿です。賃金台帳・出勤簿と合わせて「法定三帳簿」と呼ばれ、労働基準監督署の調査で必ず確認されます。この記事では、記載事項と保存期間を実務に沿って解説します。

労働者名簿の作成義務

労働基準法第107条は、使用者に対し、事業場ごとに労働者名簿を調製し、労働者の氏名・生年月日・履歴その他の事項を記入することを義務付けています。

ポイントは次の3点です。

• 事業場ごとに作成する：本社で一括ではなく、支店・営業所など事業場単位で備え付けます
• 労働者ごとに作成する：一覧表ではなく、労働者各人について記載します
• 日雇労働者は対象外：法107条は日々雇い入れられる者を除いています

パート・アルバイト・有期雇用の労働者も対象です。「正社員だけ作っている」という状態は法違反になります。

記載事項（労働基準法施行規則第53条）

労働者名簿に記載すべき事項は、労働基準法施行規則第53条に定められています。

記載事項	補足
氏名	—
生年月日	—
履歴	社内の異動歴・職歴など。記載範囲は事業場の判断による
性別	—
住所	変更があれば遅滞なく訂正する
従事する業務の種類	常時30人未満の事業場では記入不要
雇入れの年月日	—
退職の年月日およびその事由	退職事由が解雇の場合はその理由も記載する
死亡の年月日およびその原因	—

記載事項に変更があった場合は、遅滞なく訂正しなければなりません。住所変更の届出ルールを社内で定めておくと運用が安定します。

なお、マイナンバーは労働者名簿の法定記載事項ではありません。番号法上の安全管理措置が必要になるため、名簿とは別に管理するのが実務上は無難です。

保存期間は5年（当分の間3年）

労働者名簿の保存義務は労働基準法第109条に定められています。2020年4月の改正で保存期間は5年となりましたが、附則第143条の経過措置により当分の間は3年とされています。

起算日は、労働者の死亡・退職・解雇の日です。在職中はもちろん、退職後もこの期間は保存が必要です。

様式と電子保存

労働者名簿には様式第19号（労働基準法施行規則第53条関係）が定められていますが、必要な記載事項を満たしていれば、独自の様式でも差し支えありません。

パソコンでの作成・保存も認められています。ただし、次の条件を満たす必要があります。

• 法定の記載事項がすべて記録されていること
• 労働基準監督官の臨検時などに、直ちに必要事項が明らかにされ、写しを提出できること
• 誤って消去されない措置、改ざん防止の措置が講じられていること

クラウド型の人事労務システムを使う場合も、この要件を満たしているかを確認してください。

違反した場合の罰則

労働者名簿の作成・記載・保存を怠った場合、労働基準法第120条により30万円以下の罰金の対象となります。

実務上は、いきなり罰則が科されるより、労働基準監督署の調査で是正勧告を受けるケースがほとんどです。ただし、法定三帳簿が整っていないと「労務管理全体がずさん」という心証を与え、他の項目も詳しく調べられる原因になります。

また、労働者名簿は助成金の申請でも提出を求められることが多く、整備されていないと申請そのものができません。

よくある質問（FAQ）

まとめ

労働者名簿は、作ること自体は難しくありませんが、記載漏れ・更新漏れ・保存漏れが起きやすい帳簿です。当法人では、法定三帳簿の整備状況の点検から、労務管理体制の構築までご支援しています。「調査に備えて一度確認しておきたい」「様式が古いままかもしれない」といった段階でも構いませんので、お気軽にご相談ください。