年次有給休暇管理簿とは
年次有給休暇管理簿とは、労働者ごとに年次有給休暇の取得状況を記録した書類です。2019年4月の働き方改革関連法の施行にあわせて、労働基準法施行規則第24条の7により、使用者に作成が義務づけられました。
この管理簿は、後述する「年5日の取得義務」を確実に果たすために、誰がいつ何日取得したかを可視化する役割を担います。作成義務は事業規模を問わず、すべての使用者に課されています。
作成の根拠と義務化の時期
年次有給休暇管理簿は、労働基準法施行規則第24条の7に基づき、2019年4月1日から作成が義務づけられました。使用者は、労働者に年次有給休暇を与えたときに、労働者ごとに管理簿を作成しなければなりません。
記載すべき3つの事項
年次有給休暇管理簿には、労働者ごとに次の3つの事項を明らかにする必要があります。
- 時季：年次有給休暇を実際に取得した日付
- 日数：取得した日数（半日・時間単位で付与した場合はその状況も）
- 基準日：労働者に年次有給休暇を付与した日（入社日から起算した付与日。前倒し付与の場合の第一基準日・第二基準日を含む）
様式は法令で定められておらず、これらの事項が記載されていれば、紙・エクセル・システム上のデータなど任意の形式で差し支えありません。
3年間の保存義務
年次有給休暇管理簿は、有給休暇を与えた期間中および当該期間の満了後3年間保存しなければなりません（労働基準法施行規則第24条の7）。つまり、1年間の付与期間が終わった後、さらに3年間は保存が必要です。
「賃金台帳 保存期間」などで調べている方も多いように、労働関係の帳簿の保存期間は法改正により整理されました。賃金台帳・労働者名簿・出勤簿などの記録の保存期間は原則5年（当分の間3年）とされていますが、年次有給休暇管理簿の保存期間は施行規則で3年と定められています。
賃金台帳・労働者名簿との一括調製が可能
年次有給休暇管理簿は、賃金台帳や労働者名簿とあわせて調製・管理しても差し支えありません。既存の帳簿に時季・日数・基準日の欄を設けて一体的に管理すれば、事務負担を軽減できます。
年5日取得義務との関係
年次有給休暇管理簿がなぜ重要かというと、年5日の取得義務と密接に関わるからです。労働基準法第39条第7項により、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して、使用者は基準日から1年以内に5日について、時季を指定して取得させなければなりません。
管理簿で各労働者の取得日数を把握していなければ、この5日を確実に取得させることはできません。取得が進んでいない労働者を早期に見つけ、時季指定などで対応するために、管理簿は実務上の必須ツールとなります。年5日の取得義務に違反した場合、労働者1人あたり30万円以下の罰金という罰則の対象になり得ます。
電子管理と未作成のリスク
年次有給休暇管理簿は、勤怠管理システムや給与ソフト上で電子的に管理することも認められています。必要なときに画面に表示・印刷でき、改ざん防止措置が講じられていれば、紙で保管する必要はありません。
管理簿そのものの未作成に対する直接の罰則は定められていませんが、労働基準監督署の調査時に整備状況を確認され、是正勧告や指導の対象となります。また、管理簿が整っていないと年5日取得義務の履行状況を証明できず、結果として取得義務違反という罰則付きの問題に発展しかねません。
まとめ
年次有給休暇管理簿は、時季・日数・基準日の3事項を労働者ごとに記録し、3年間保存する義務がある帳簿です。単なる書類ではなく、年5日の取得義務を確実に果たすための管理ツールとして機能します。賃金台帳などと一括して電子管理すれば、負担を抑えつつ確実な運用が可能です。
当法人では、年次有給休暇管理簿の整備、年5日取得義務への対応、賃金台帳・労働者名簿を含む法定帳簿の管理体制づくりまでサポートいたします。帳簿管理や有給休暇の運用にご不安がある際は、お気軽にご相談ください。