退職証明書の書き方｜会社の発行義務と記載してはいけない事項

退職証明書は、退職者から請求があれば会社が遅滞なく発行しなければならない書面です（労働基準法第22条）。記載できる事項が法律で限定されており、本人が請求していない事項を書いてはいけないという独特のルールがあります。

発行義務と期限

労働基準法第22条第1項は、労働者が退職の場合において、使用期間・業務の種類・その事業における地位・賃金・退職の事由について証明書を請求した場合、使用者は遅滞なくこれを交付しなければならないと定めています。

• 請求がなければ発行義務はありません。全員に自動で出す必要はありません
• 請求があれば拒否できません。「会社都合の離職が増えると困る」といった理由で断ることはできません
• 請求権の時効は2年と解されています。退職後しばらくしてからの請求にも応じる必要があります
• 解雇の予告を受けた日から退職日までの間に、解雇の理由についての証明書を請求された場合も交付義務があります（労基法22条2項）

記載できる5つの事項

事項	記載内容
① 使用期間	入社年月日と退職年月日
② 業務の種類	従事していた業務の内容
③ その事業における地位	役職・職位
④ 賃金	退職時の賃金額。月額・年額など、何の金額かを明記する
⑤ 退職の事由	自己都合・会社都合・契約期間満了など。解雇の場合はその理由も含む

この5つ以外の事項（勤務評価、人物評価、懲戒歴など）は記載事項として定められていません。

本人が請求しない事項は書いてはいけない

労働基準法第22条第3項は、労働者の請求しない事項を記入してはならないと定めています。これが退職証明書の最大の特徴です。

たとえば、本人が「使用期間」と「業務の種類」だけを請求した場合、退職の事由を書いてはいけません。良かれと思って全項目を埋めると、それ自体が法令違反になります。

実務上の対応としては、

1. 請求書の様式を用意する：どの事項の証明を求めるかをチェックしてもらいます
2. 請求内容を記録に残す
3. 請求された事項だけを記載する

また、同条4項により、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げることを目的として、国籍・信条・社会的身分・労働組合運動に関する通信をし、または証明書に秘密の記号を記入してはならないとされています。いわゆるブラックリストの禁止です。

離職票・在職証明書との違い

	退職証明書	離職票	在職証明書
発行者	会社	ハローワーク（会社が離職証明書を提出して交付される）	会社
根拠	労働基準法22条	雇用保険法	法令上の義務なし（任意）
主な用途	転職先への提出、国民健康保険・国民年金の手続き	失業給付の受給手続き	在職中の証明（賃貸契約、ローン等）
発行まで	請求後、遅滞なく	手続きに日数を要する	任意

離職票の交付には時間がかかるため、国民健康保険の加入手続きなどを急ぐ退職者が、先に退職証明書を求めるケースがよくあります。即日対応できる体制にしておくと、退職者とのトラブルを避けられます。

関連記事：自己都合と会社都合の違い／退職手続きの流れと必要書類

退職事由の書き方で揉めないために

もっとも争いになりやすいのが退職の事由です。

• 事実に即して書く：退職届が出ているなら「本人からの退職の申出による」、退職勧奨に応じたなら「会社の勧奨による合意退職」と書きます
• 離職票の離職理由と整合させる：退職証明書と離職票で理由が食い違うと、本人からの異議やハローワークからの照会につながります
• 解雇の場合は理由を具体的に書く：就業規則のどの条項に該当するかを示します。本人が解雇の事実のみの記載を求めた場合は、理由を書かずに交付します
• 評価や主観を書かない：「勤務態度不良のため」といった記載は、争いの種になります。事実と規程の該当条項で記述します

よくある質問（FAQ）

まとめ

退職証明書は、発行義務があり、かつ「書きすぎてはいけない」という珍しいルールを持つ書面です。良かれと思って記載した一文が、法令違反や後の紛争につながることがあります。当法人では、退職時に必要な書類一式の整備、離職票との整合確認、退職手続きの代行までご支援しています。退職者対応でお困りの際はご相談ください。