給与明細の項目と作り方｜法律上必要な記載事項と電子化の要件

給与明細（給与支払明細書）の交付は、所得税法で義務付けられた手続きです。記載項目に明確な法定様式はありませんが、社会保険料や割増賃金の内訳が分かる形にしておかないと、後の説明で苦労します。この記事では必要な項目を整理します。

給与明細の交付は法律上の義務

所得税法第231条は、給与等の支払をする者は、その支払を受ける者に対し、支払明細書を交付しなければならないと定めています。「渡していない」という状態は法令違反です。

また、健康保険法・厚生年金保険法・労働保険徴収法では、保険料を賃金から控除したときに控除額を通知することが求められています。給与明細がその通知を兼ねるのが一般的です。

なお、賃金台帳は労働基準法上の別の義務です。給与明細を作っていても、賃金台帳を作成・保存していなければ労基法違反になります。

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記載する項目（3ブロック構成）

① 勤怠——支給額の根拠になります。

• 出勤日数、欠勤日数、特別休暇日数
• 労働時間数
• 時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数
• 有給休暇の取得日数と残日数

② 支給

• 基本給
• 役職手当、資格手当、家族手当、住宅手当などの各種手当
• 時間外手当、休日手当、深夜手当（区分して記載する）
• 通勤手当（非課税分と課税分を分けて記載すると年末調整が楽になります）
• 支給額合計

③ 控除

• 健康保険料、介護保険料（40歳以上65歳未満）、厚生年金保険料
• 雇用保険料
• 所得税、住民税
• 法定外控除（社宅使用料、財形貯蓄、組合費など。賃金控除に関する労使協定が必要）
• 控除額合計、差引支給額

有給休暇の残日数は法律上の記載義務はありませんが、年5日の取得義務の管理に役立つため、記載している会社が増えています。

法定外控除には労使協定が必要

労働基準法第24条は賃金の全額払いを定めています。法令で定められた控除（社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税）以外を給与から差し引くには、賃金控除に関する労使協定（24協定）が必要です。

協定なしに控除しているケースとして、次のようなものがあります。

• 社宅・寮の使用料
• 会社が立て替えた費用の精算
• 親睦会費、組合費
• 貸付金の返済
• 制服代、備品の弁償

この協定は届出不要ですが、締結と保存は必要です。協定がないまま控除していると、全額払い違反として是正を求められます。

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電子交付の要件

給与明細の電子化には、本人の承諾が必要です（所得税法第231条第2項）。

1. あらかじめ承諾を得る：電磁的方法の種類と内容を示して承諾を得ます
2. 承諾しない従業員には書面で交付する：一律に電子化することはできません
3. 出力可能な形式にする：本人が印刷できる状態にします
4. 請求があれば書面で交付する

電子化によって印刷・封入・配付の手間がなくなり、在宅勤務の従業員にも確実に届けられます。退職者が過去分を参照できる仕組みにしておくと、問い合わせ対応も減ります。

よくある誤り

• 時間外手当を手当に紛れ込ませている：割増賃金は区分して記載しないと、支払った証明になりません
• 通勤手当を課税・非課税で分けていない：年末調整や社会保険の算定でミスの原因になります
• 労働時間数の記載がない：賃金台帳では法定記載事項です。明細にもあると説明が容易になります
• 控除の内訳が「その他控除」だけ：何を引かれたのか分からず、トラブルのもとになります
• 固定残業代の時間数が書かれていない：何時間分かが不明だと、固定残業代の有効性が否定される要素になります

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よくある質問（FAQ）

まとめ

給与明細は、毎月全員に渡る、会社から従業員へのもっとも定期的な通知です。記載が不十分だと、残業代や控除をめぐる問い合わせや不信の原因になります。当法人では、給与計算の代行、明細の項目設計、賃金控除に関する労使協定の整備、電子化の導入までご支援しています。給与計算の負担を減らしたい場合はご相談ください。